文書品質の向上と文書作成時間の短縮：「テンプレート」の功罪

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="fig-t8a/gb-bar-introduction.gif" ALT="テクニカルライティングの効果" ALIGN=bottom width="540" height="26"><BR> <IMG SRC="fig-t8a/tw8a-ttl.gif" ALT="文書品質の向上と文書作成時間の短縮" ALIGN=bottom width="570" height="150"><HR> <H1 style="line-height: 150%"> <span style="font-weight: 400; letter-spacing: 2pt">「<font color="#800000">テンプレート</font>」の功罪<font size="5" color="#800000"><br> </font><font size="5" color="#000080">－文書構成力を補うはずが退化につながりかねない使い方－</font></span></H1> <div align="center"> <center> <table border="0" cellspacing="0" width="75%" style="border-collapse: collapse" bordercolor="#111111" cellpadding="0"> <tr> <td width="10" bordercolor="#000000" bgcolor="#008080" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF">　</td> <td bordercolor="#000000" bgcolor="#FFFFFF" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF"> <P align="left" style="line-height: 150%; margin-top: 1; margin-bottom: 0; margin-left:10; margin-right:10"> 「書式（いわゆる“フォーマット”）を統一する」、「必要な事項のもれをなくす」あるいは「執筆を効率化する」などの目的で文書ごとに『テンプレート（あるいはサンプル書式）』を用意する企業が多くあります。その一方で、文書を受け取る上司からは「テンプレートに沿って書かれているが、要領を得ない内容で役に立たない文書が提出されてくる」といった声もあります。</P> </td> </tr> </table> </center> </div> <HR> <H3><FONT COLOR="#800000">「テンプレートによって重要事項が埋もれてしまう」可能性－文書構成力の低下の結末</FONT><span style="font-weight: 400; letter-spacing: 2pt"><font color="#800000">－</font></span></H3> <p style="margin:0 10; line-height: 150%; " align="left"> たとえテンプレートやサンプル書式があっても、執筆者に「<font color="#800000">文書構成力</font>」がなくてはこれらを有効に活用できません。ここで述べる文書構成力とは、「<font color="#800000">主題を位置付け、主題に対応した要点を明確に述べ、必要に応じ箇条書きや図・表で補足する表現力</font>」です。 </p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> 「よくできたテンプレートがあれば、項目を埋めていくだけで適切な文書が作成できる」とお思いになるかもしれませんが、テンプレートは多様な事案の「共通項」にすぎません。執筆者それぞれが個別の事案に応じた主題や要点を考えまとめなくてはならない事例も多々あります。</font></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080">企業によっては見出しの後に書き表し方のガイドを添えている場合もありますが、多くは考え方に加え注意事項を述べるにとどまっており、文書構成力が欠けている執筆者にはかえって制約になる場合があります。</font></p> </li> </ul> <p style="margin:0 10; line-height: 150%; " align="left"> <font color="#008080">テンプレートに依存した文書作成</font>を続けていると「<font color="#008080">テンプレートがないと文書をまとめられない</font>」状態、すなわち文書作成力の低下に陥りかねません。さらには、文書構成力の低下が高じて「<font color="#008080">テンプレートがあっても読者に伝えるべき要点を明確に述べられない</font>」状態になりかねません。</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080">「出張申請書（項目を埋めるのがほとんど）は書けても、出張報告書（執筆者が要点を述べる）は要領を得ない」という例からもテンプレートやサンプル書式だけでは、問題の解決にならないのは明らかです。文書作成力の低下・欠如は企業にとっての損失と言えます。</font></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 0" align="center"> <img border="1" src="fig-t8a/102a.jpg" alt="「定型化・要約化・階層化」の以外な落とし穴" vspace="9" width="480" height="360"></p> <hr> <H3><FONT COLOR="#800000">「執筆者が知りえた重要事項を的確に表す力」の効用－「テンプレート依存」から「テンプレート＋テクニカルライティング」へ－</FONT></H3> <p style="margin:0 10; line-height: 150%; " align="left"> 文書構成力がある人材、すなわち<font color="#800000">テンプレートでは埋もれがちな重要事項を的確に表せる人材</font>は企業にとって有用です。当人が知りえた（あるいは当人しか知りえない）<font color="#800000">新たな事実を文書で具現化</font>してくれる人材とも言えます。このような人材が増えれば、大きな企業力となります。</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080">テンプレートやサンプル書式を否定するつもりはありません。「文書構成力が伴ってこそ有効」と申し上げたいと思います。文書構成力が失われると、いずれ「○×」あるいは「リストの選択」だけの型にはまった文書しか書けなくなります。重要事項が「その他」あるいは「コメント」欄に要約され埋もれるしまうおそれがあります。</font></p> </li> </ul> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> 実務文書は「<font color="#800000">執筆者が知りえた新たな情報をそれを知らない他者に的確に伝える</font>」のが本来の主旨です。当人が知りえた重要な事実を全社で共有すべき事項として示すことができれば企業にとって有益ですが、当人だけに埋もれては企業の損失です。</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> 文書構成力は「なんらかのトレーニングを一定期間積んで養わなければならない」と主張するつもりはありません。以後でも述べますが、執筆者の方々がテクニカルライティング（目的に応じた技術文書を作成するための知識と手法の体系）に沿って、各人がすでにもっている知識や手法を見直し補足することで「テンプレートに沿うだけの執筆」が「文書構成力を伴った執筆」におのずから変わります。</font></p> </li> </ul> <HR><p> <a target="_parent" href="t8a-03f.htm"> <IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="37" height="37"></a> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT></p> <HR> <p>　</p> <DIV ALIGN=CENTER><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"> <IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="180" height="50"></A></DIV> <HR> <p> <B>テクニカルドキュメント・ビジネスドキュメントためのテクニカルライティングセミナー</B><BR> <B>わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法</B><BR> <B>テクニカルライティングの効果：文書品質の向上と文書作成時間の短縮<br> </B>Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/1995-2009<BR> 山之内孝明／(有)山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.</p> </BODY>