文書品質の向上と文書作成時間の短縮：「習慣」の落とし穴

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="fig-t8a/gb-bar-introduction.gif" ALT="テクニカルライティングの効果" ALIGN=bottom width="540" height="26"><BR> <IMG SRC="fig-t8a/tw8a-ttl.gif" ALT="文書品質の向上と文書作成時間の短縮" ALIGN=bottom width="570" height="150"><HR> <H1 style="line-height: 150%"> <span style="font-weight: 400">「<font color="#800000">習慣</font>」の落とし穴<font size="5" color="#800000"><br> </font><font size="5" color="#000080">－時間がかかるうえに要点が不明確になってしまう文書作成－</font></span></H1> <div align="center"> <center> <table border="0" cellspacing="0" width="75%" style="border-collapse: collapse" bordercolor="#111111" cellpadding="0"> <tr> <td width="10" bordercolor="#000000" bgcolor="#008080" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF">　</td> <td bordercolor="#000000" bgcolor="#FFFFFF" bordercolorlight="#FFFFFF" bordercolordark="#FFFFFF"> <P align="left" style="line-height: 150%; margin-top: 1; margin-bottom: 0; margin-left:10; margin-right:10"> 企業により違いはあれ、社員が文書作成に要している時間は少なくありません。残業して文書を作成している実態もあります。文書作成時間の短縮は、企業にとって重要な課題です。企業も執筆者もそれぞれに工夫をしているはずですが、その労力は報われているでしょうか。もしかしたら、提出までの時間は短縮されても文書を受け取った読者が理解に手間取り、読者が理解するのに時間を要する結果になってはいないでしょうか。実は、執筆者がよかれと考えて使っている文書作成の「習慣」、「手法」がかえって読者に要点を伝わりづらくしている可能性があります。</P> </td> </tr> </table> </center> </div> <HR> <h3><font color="#800000">「習慣」を疑わない危うさ</font></h3> <P align="left" style="margin:0 10; line-height: 150%; "> 「<font color="#008080">書くべきことはわかっているつもりだが、何からどう書いてよいのかわからない</font>」、「<font color="#008080">前例を参考にして第1文は書けたが、その後が続かない</font>」などの状況に執筆者はよく陥ります。それは、先に述べた「<font color="#800000">文書構成力</font>（主題を位置付け、主題を受けた要点を述べ、必要に応じ箇条書きや図・表で補足する）」が欠如しているあるいは十分に発揮されていないからと言えます。</P> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> 調査報告の最初の見出し名（主題）が「目的」ならば、第1文で「本調査の目的は、・・・である」あるいは「本調査では、・・・を明らかにする」と要点を読者にわかる語で明確に述べ箇条書きでそれに至る経緯などを補足すれば、要点が明確でかつ具体的な段落をまとめられるはずです。ところが“冒頭で経緯や理由”を必要以上に書きつづり、本来の要点であるはずの“目的”が最後で曖昧に述べられている段落をよく見かけます。</font></p> </li> </ul> <p style="margin:0 10; line-height: 150%; " align="left"> 業務の中で実務文書を作成する機会があるならば、どこかで<font color="#800000">体系的な文書作成手法を知り、それを基礎にして自身の文書構成力につなげる必要</font>があります。ところが残念なことに、教育の過程で「<font color="#800000">体系的な（さまざまな文書作成に応用できる）文書作成手法</font>」を知る機会は多くありません。結局、執筆者は「<font color="#008080">自身が経験から会得した習慣</font>」あるいは<font color="#008080">「自分本位に解釈した手法</font>」で書いている実情があります。その結果、執筆者はよかれと思っていても、読者には要点が明確に伝わらない文書ができてしまう可能性があります。</p> <hr> <h3><font color="#800000">問題提起：「起承転結」を自分本位に使っていないだろうか</font></h3> <p align="left" style="margin:0 10; line-height: 150%; "> 「何を書いよいのかわからない」と、「<font color="#008080">時間軸に沿って書き進め、書き進めるうちに“浮かんできた”結論を最後に述べる</font>」傾向が執筆者にはあります。しかし、実務文書で結論が最後では、<font color="#008080">要点の後送り</font>と言えます。読者には何が要点なの知らされないまま続く“まわりくどい”叙述になりかねません。さらに、これを自分本位に「起承転結」と解釈している執筆者もいますが、正しい理解とは言いかねます。</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080">「起承転結」は、誰しも小・中学生のころからなじみのある語です。「作文」の構成法として教わったかもしれませんが、実務文書を作成するために考案された構成法ではありません。もともと起承転結は「漢詩」の構成法の一つです。そこから派生し、「前段で状況と事の起こりを示し、後段でヤマ場を作り、結末に至る」物語の構成法として使われますが、物語と実務文書では主旨が大きく違います。</font></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080">加えて、本来の起承転結の「結」は物語の「結末（いわゆるオチ）」と位置付けるのが適当です。実務文書の「結論（要点）」とは位置付けが異なります。執筆者が「自身の結論を誘導するために“起承転結風”に段落を構成」してしまうと、読者は“結論が見えないまま執筆者の思考過程に付き合わされる”ことになりかねません。</font></p> </li> </ul> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080">また、時間軸に沿って書くのは執筆者にとって楽です。まずは事実と認識していることから書き始めればよいからです。しかし、伝えるべき要点が時間軸の中に埋もれたり、最後に曖昧な示し方をされていては読者の理解につながるとは言えません。「読者が主題に対応した明確な要点を求めている」際にながながと事の起こりから述べてしまうと、読者にフラストレーション（いわゆる「要点は何？」）がたまります。</font></p> </li> </ul> <p style="margin:0 10; line-height: 150%; " align="left"> また、<font color="#008080">起承転結は“ストーリー”構成法の一つ</font>ですが、唯一の手法ではありません。実務文書では、むしろ要点（結論）を先に述べる段落構成が適当です。「要点は何？」と聞かれてしまう原因の多くは、執筆者が要点を後送りにしがちな習慣にあると言えます。さらに、その習慣に至る原因は執筆者が体系的な文書作成手法を知らぬままに企業の実務に携わり、さまざまな文書作成手法の良し悪しあるいは適切な用い方を知らぬままに習慣化していることにあると言えます。</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> 実務文書で起承転結を応用するならば、幅広い読者に「文書の概略」を示す際に起・承・転・結それぞれの要点を連結して示す使い方が有効です。 </font></p> </li> <li> <P style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080">要点を連結した起承転結ならまだしも、「起」がほとんどで要点がないあるいは以降の項目に後送りした構成ではさらに意味がありません。結論（要点）とその先にある重要事項がありまいになり、読者から「要点は何？」に加え「具体的には？」と問いただされる原因となりかねません。</font></P> </li> </ul> <p align="center"> <img border="1" src="fig-t8a/103a.jpg" vspace="5" alt="「起承転結」の誤解・誤用の結末" width="480" height="360"></p> <hr> <H3><font color="#800000">問題提起：「以下に・・・を示す」の落とし穴</font></H3> <P align="left" style="margin:0 10; line-height: 150%; "> しばしば「<font color="#008080">図・表にするとわかりやすい</font>」を“<font color="#008080">一面的に解釈</font>”した結果、「<font color="#008080">文が苦手。何をどう書いよいのかわからない</font>」が「<font color="#008080">文を書かず図・表にすればよい</font>」にすり替わり「以下に・・・を示す」としていきなり図・表だけを示している例（あるいは補足を付けた図・表）をよく見かけます。</P> <ul> <li> <P style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> よほど的確にまとめられた図・表ならばともかく、図・表だけを示されても読者は図・表からその要点あるいは要素と要素の関係を読み解かなければません。1文だけでも図・表の前に要点を示してくれれば図・表を理解しやすくなるのに、それをしないのは執筆者の責任を欠いていると言えます。</font></P> </li> </ul> <P align="left" style="margin:0 10; line-height: 150%; "> 「図・表にするとわかりやすい」は<font color="#008080">“部分的”な正論</font>です。本来は「<font color="#800000">段落（文）を図・表で補完し相互に関連付けるとわかりやすい</font>」あるいは「<font color="#800000">段落（文）の一部を図・表で表現するとわかりやすい</font>」であって「以下に・・を示す」として図・表に丸投げしてもなんら解決にはなりません。</P> <ul> <li> <P style="line-height: 150%; margin-top:0; margin-bottom:15"> <font color="#000080">図・表への丸投げは執筆者には都合がよいかもしれませんが、それを読者が読み解くのに時間がかかっては意味がありません。「簡潔に書く」として文章を必要以上に要約し、箇条書きあるいは図・表だけを示している文書も見かけます。しかし、「必要以上の要約」は「情報の間引き」でもあり、読者には要点が明確に伝わらなくなります。</font></P> </li> </ul> <P align="center" style="line-height: 150%; margin-top: 5; margin-bottom: 5"> <img border="1" src="fig-t8a/104a.jpg" alt="「以下に述べる／以下に示す」の落とし穴" vspace="10" align="middle" width="480" height="360"></P> <p style="margin:0 10; line-height: 150%; " align="left"> しばしば、「<font color="#008080">多少工夫を加えた図を示すのが図解</font>」と誤解されているような図を見かけます。確かに、図によって文だけでは表しきれない「情報」を示せます。しかし、図だけでは要点は伝わりません。<font color="#800000">文と効果的に組み合わされてこそ図が有効</font>と言えます。</p> <ul> <li> <P style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> 話はそれますが、紀元前3000年ごろの古代エジプトの歴史が現代に伝えられているのは、遺跡に「文」が記されているからです。フランスの歴史研究者、シャンポリオンの功績により「ヒエログリフ（聖刻文字）」を解読でき、後世の人々が文を理解でき、加えて文に添えられた図（壁画）から、さらに文に関連した状況を具体的にうかがい知れるからです。もし、古代エジプト人が「図」だけを残していたら、私たちはそれが何を意味するのか想像するしかありません。</font></P> </li> </ul> <P align="center" style="line-height: 150%; margin-top: 5; margin-bottom: 5"> <img border="1" src="fig-t8a/105a.jpg" alt="「図解」の誤解・誤用の結末" vspace="5" width="480" height="360"></P> <hr><H3><font color="#800000">問題提起：「箇条書きにするとわかりやすい」を自分本位に解釈していないだろうか</font></H3> <P align="left" style="margin:0 10; line-height: 150%; "> 「<font color="#008080">要点を箇条書きにする</font>」つもりで見出しの直後に箇条書きだけを示している例をよく見かけます。しかし、箇条書きだけでは読者は「<font color="#008080">複数の項目がどのように関係しているのか</font>」、「<font color="#008080">それらによって何がもたらされるのか</font>」を理解できません。そこに「<font color="#008080">執筆者は要点をまとめたつもりでも、読者には要点が何なのかわからない</font>」という矛盾が生じます。要点とは「<font color="#800000">“本来、一つに”集約された事項</font>」であって、箇条書きのように複数の事項の列挙ではないはずです。</P> <ul> <li> <P style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080">しばしば、会議の際に「議論の要点を箇条書きにしてみよう」とボードに何らかの事項を書き出す作業をします。ただし、その作業は「口頭を文章化する」とともに「さまざまな発言にある重複性を排除し、要素化する」作業であり、「議論の要点（すなわち決定事項）」の前段階と言えます。</font></P> </li> </ul> <P align="center" style="line-height: 150%; margin-top: 5; margin-bottom: 5"> <img border="1" src="fig-t8a/107a.jpg" alt="「要点を箇条書きにする」の落とし穴" vspace="4" width="480" height="360"></P> <P align="left" style="margin:0 10; line-height: 150%; "> プレゼンスライドでも同様な事例をよく見かけます。「要点は・・・」と言いつつ箇条書きだけを表しても、それが聴衆にとって何を意味するのか、明確に一つにまとめて語句で明示しないと十分に伝わりません。すなわち、<font color="#008080">「メッセージ」に欠けるプレゼン</font>と評価されてしまう原因です。</P> <ul> <li> <P style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080">よく図解で構成したプレゼンスライドを作成するためのテンプレートやソフトウェアが販売されています。しかし、いくらテンプレートやソフトウェアがあっても、プレゼンタが訴求するメッセージ（要点）がなければ本来の図解にはなりえません。</font></P> </li> </ul> <p align="center"> <img border="1" src="fig-t8a/108a.jpg" alt="要点がないプレゼンスライド" vspace="5" width="480" height="360"></p> <hr><H3><font color="#800000">問題の解決：「習慣」から「テクニカルライティング」へ</font></H3> <p style="margin:0 10; line-height: 150%; " align="left"> <font color="#008080">「習慣」を自分本位に解釈して用い読者の理解を損ねている例</font>は述べた以外にも多々あるように思います。「<font color="#008080">執筆者が読者の理解のためにと思っているのに、読者にとっては逆効果</font>」では意味がありません。自分本位の解釈によって、執筆者と読者が貴重な時間を無為にしているとしたら残念です。</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> 同様に「自分に都合のよい手法」を適用し、かえって本来の目的から逸脱していないでしょうか。適切に用いているのか点検が必要と言えます。</font></p> </li> </ul> <p style="margin:0 10; line-height: 150%; " align="left"> 執筆者の労力が報われるためにも、<font color="#800000">文書作成手法を体系的、すなわちテクニカルライティング（目的に応じた技術文書を作成するための知識と手法の体系）として整理する必要</font>があります。この提案は、新しい知識を一から習得し、文書構成力を養うという主旨ではありません。従来の知識を体系的に見直し、必要な知識を根本としています。</p> <ul> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> 先に「文書作成手法を知る機会は多くない」と述べました。それに対し「大学で論文の指導を受けている」というご指摘があるかもしれません。しかし、大学のレポート・卒業論文と企業の報告書では同じ「報告」であっても求められる要点が違います。前者は主に事象の解明であり、後者ではさらに課題の解決が求められる場合が多いはずです。企業の報告で「データはよくまとめられ解釈もされているが、課題とその解決の可否（加えてその要件）が曖昧」と指摘される報告が多いのは事実です。「文書の目的に応じ、いかに要点を位置付けるか」を実務での応用を前提に教育している事例はきわめて少ないと思います。</font></p> </li> <li> <p style="line-height: 150%; margin-top: 0; margin-bottom: 15"> <font color="#000080"> 実務で作成しなければならない文書は、報告書だけでなく機能仕様書、マニュアルなどさまざまです。これらの共通基礎と目的に応じた各論が整理されているでしょうか。書式、文体、用語あるいは図・表および箇条書きの使い方など、文書作成にあたって知っておくべき事項は多々あります。</font></p> </li> </ul> <p style="margin:0 10; line-height: 150%; " align="left"> 文書作成手法は<font color="#800000">「執筆の効率化」と「読者の理解」を両立</font>してこそ意味があります。テクニカルライティングの主旨は、「<font color="#800000">読者の理解から文書作成を発想し、執筆者が迷うことなく文書作成を進める</font>」ことです。「（もしかしたら自分本位で解釈しているかもしれない）習慣」を続けるのか、知識と手法を体系的に理解して文書作成を進めるのか、結果には大きな違いがあると思います。</p> <P align="center"> <img border="1" src="fig-t8a/109a.jpg" alt="執筆者が文書作成を点検する「効果」" vspace="5" width="480" height="360"></P> <HR><p> <a target="_parent" href="t8a-04f.htm"> <IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="37" height="37"></a> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT></p> <HR> <DIV ALIGN=CENTER><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"> <IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="180" height="50"></A></DIV> <HR> <p> <B>テクニカルドキュメント・ビジネスドキュメントためのテクニカルライティングセミナー</B><BR> <B>わかりやすい技術文書・ビジネス文書の作成手法</B><BR> <B>テクニカルライティングの効果：文書品質の向上と文書作成時間の短縮<br> </B>Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/1995-2009<BR> 山之内孝明／(有)山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.</p> </BODY>