わかりやすいマニュアル作成のための実践テクニカルライティングセミナー-原稿指定と校正-校正のバージョン管理

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="../gif/sec4c4.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=540 HEIGHT=26 HSPACE=10><BR> <IMG SRC="../gif/tw2-7abs.gif" ALT="" WIDTH=570 HEIGHT=150><BR> <HR><BR> <FONT SIZE=2 COLOR="#ff8040"><B>解説付き抜粋　その6</B></FONT><BR></P><H1><B>校正の校数管理</B><BR></H1><P><HR><BR></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#800000">校正の際に必ずすること</FONT>-その1：日付と校数管理-<BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">製作担当者から校正刷が届いたら必ずすることがあります。一つは、<FONT COLOR="#008080"><B>校正刷の日付と校数の確認</B></FONT>です。校正刷の最初に、「初校、2001/5/30」のように「第何校であるか」と「いつ作成されたものか」がわかるようにはっきりと明記しておきます。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#000080">DTPが主体の今日では校正刷はプリンタ出力されたものがよく使われます。しかし、そのままでは校正刷の日付と校数が不明ですので、最初のページに少し太めのペン（赤あるいは青）で明記しておくのが一般的な方法です。</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#000080">DTPには校正の片隅に日付や校数がプリントされるものもあります。しかし、これらはきわめて小さいうえに本文と同じ色で印刷されるため見落としがちになります。意識してバージョンを管理する意味でもあらためて手書きで記入することを勧めます。</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#000080">最近、「Ver.2」などのようにバージョン番号形式にすることがあります。しかし、バージョン番号形式は発行後の版数管理に使うことがあるためこれと混同しやくすなります。校正では「初校」、「再校」、「3校」・・・とするか「第1校」、「第2校」、「第3校」、・・・とするようにしてください。また、「Ver2.5」などと中間バージョンを付ける例をみかけることもありますが、これも意味が曖昧となるため避けるようにし、前述のように整数で表記してください。</FONT><BR></DIV> </UL></UL><P><HR><BR></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#800000">校正の際に必ずすること</FONT>-その2：校正刷のオリジナル「正」を決める-<BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">また、校正刷りは控用として2通あるいは3通届くことがあります。この際には<FONT COLOR="#008080"><B>必ず1通を正（オリジナル）として、上記の日付・バージョンのように「正」と明記</B></FONT>してください。残りのコピーには、「副」（複数ならば「副1」、「副2」・・・）と明記します。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">そして以降、<FONT COLOR="#008080"><B>製作担当者と校正のやりとりをする場合はこの「正」をもって行う</B></FONT>ようにしてください。修正などはすべて「正」に集約し、複数の校正の修正が分散するようなことは絶対にしないでください。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#000080">先に述べた日付・バージョンの明記もこの正・副の明記も本来は製作担当者がすべきことだと思います。しかし、これをする製作担当者はいつのまにか少なくなりました（ほとんどなくなったといってもよい）。少なくとも日付・バージョンの明記くらいは管理上すべきではないかと思いますがすでになくなった（あるいはすたれた）習慣のように思います。</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#000080">製作担当者には必ず赤字の入った「正」校正を渡してください。なお、渡す前には手元控え用として「正」校正のコピーをとり、「正（控）」と明記しておくとよいでしょう。</FONT><BR></DIV> </UL></UL><P><HR><BR></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#800000">校正作業の後で修正を見つけたら</FONT>-追加修正の管理-<BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">赤字入れ（あるいは赤字合わせ）が終わると、これを製作担当者に渡して修正作業をしてもらうことになります。しかし、しばしばこの後で修正事項を見つけることがあります。このような場合には追加修正の内容によって二通りの対応があります。<BR></DIV> </UL><H4><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#808000"><B>大幅な修正の場合</B></FONT><BR></DIV></H4><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">一つの修正が数ページにわたる修正（内容の入れ替え、削除など）の場合には緊急の対応をする必要があります。手元控え用の「正（控）」に明確に赤字で記入してその部分を製作担当者に渡して伝えます。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#000080">この追加赤字の入った「正（控）」もコピーをとり、手元控えにとじこんでおきます。この際、後から追加して修正であることがわかるように付箋でマーキングをして次の校正でとくに念入りに確認します。</FONT><BR></DIV> </UL></UL><H4><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#808000">部分的な小さい修正の場合</FONT><BR></DIV></H4><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">製作担当者がすでに修正作業を始めているのに小さな修正（文字修正など）を指示することはかえって混乱をきたし効率が悪くなります。このような場合には手元控え用の「正（控）」に明確に赤字で記入して次の校正のその修正を記入します。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#000080">この後から追加した修正を忘れないようにしなければなりません。付箋でマーキングをして次の校正に忘れず記入します。</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">どの程度の修正にどちらの方法をとるかはケース・バイ・ケースといえます。事前に製作担当者と打ち合わせておく必要があります。<BR></DIV> </UL><P> <HR><BR> <A HREF="t-2-7abs04fa.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="37" height="37"></A> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT><BR> <HR><BR> <DIV ALIGN=CENTER><A HREF="http://www.yamanouchi-yri.com/" TARGET="_parent"><IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=180 HEIGHT=50></A><BR></DIV> <HR><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/1995-2002<BR> 山之内孝明／(有)山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.<BR> <BR> <BR></P></BODY>