わかりやすいマニュアル作成のための実践テクニカルライティングセミナー-第3部補足　追補と改訂-「追補」とそのメリット

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="../gif/sec3c.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM HSPACE=10 width="540" height="26"><BR> <IMG SRC="../gif/tw2-3s.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="570" height="150"><BR> <HR><BR></P><H1><DIV STYLE="line-height:1.5">「追補」とそのメリット<BR></DIV></H1><P><DIV ALIGN=LEFT STYLE="line-height:0.5"><HR><BR></DIV></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#800000">「追補」は本来どのような目的のための方法なのか</FONT><BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">本来「追補」は、後になって内容が追加されることが多くかつページ数の多い出版物の場合によく行われる方法です。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">たとえば、法令の改正ごとに内容を追加する必要のある1,000ページ以上の便覧などが代表的なものです。</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">追補は旧版（追加・変更する前の版）をそのまま活用し、新しい内容をページ単位（通常2ページ以上）で章末（または本文末）に挿入します。したがって、本来の構成を大きく変更する必要がありません。そして、何回かの追補の後に全面改訂を行い、追補の内容も適切な箇所に織り込むのが一般的です。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">印刷出版物において、内容の追加・変更ごとに「組版」（活版、写植あるいはDTP）をやり直し、さらには「刷版」（印刷用のフィルムや印刷原版）を作成するのは多くの手間と費用がかかります。</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">そこで追補は、便宜的な方法として既存の「組版」や「刷版」をできるだけ活用し、新しい部分を章末（または本文末）に挿入することで手間と費用をかけない手法としてしばしば用いられています。</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">ディジタル文書では上記のような手間と費用のう問題を考えるあまり必要がありません。しかし、旧版の基本的な構成を変えずに内容を追加・変更したい場合にはディジタル文書にとっても有効な手段といえます。</FONT><BR></DIV> </UL></UL><P><DIV ALIGN=LEFT STYLE="line-height:0.5"><HR><BR></DIV></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#800000">「追補」のメリット</FONT><BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">マニュアルの追加・変更の手法としての追補のメリットは、読者にとって変更箇所がわかりやすいことです。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">システムに機能が追加されたらり変更された後も、同じユーザがこれを使用する場合、旧版のマニュアルに比べてどこが変更されたのか明確なことはきわめて重要です。</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">追補の場合、章あるいは本文末に変更された情報が章末は本文末に集約されているてため、そこを確認すれば最初の版と比べてどのような内容が追加されたかが明確にわかります。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">印刷出版物の場合には、追補したページに箇所に色付きの印刷用紙を使いその箇所が追補であることをよりわかりやすくすることがあります。ただし、これを行うと印刷費、製本費が割高になります。</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">また、製本をルーズリーフ式（あるいはバインダ式）にして追補を「差し替え式」にした例を見かけることもがあります。部分的な差し替えですむため印刷費、製本費が割高になることはありませんが、いつどのような差し替えをしたのかを管理することが難しくなります（読者の手間をとることにもなります）。</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">追補のもう一つのメリットに、既存のページ構成を使うため旧版のページ番号を移動させずにすむことがあります。したがって、目次や索引の更新も最低限ですみます。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">ページ数の多い出版物では、ページ番号の移動に伴う作業は多大な手間をとるため追補が一般的に行われるともいえます。</FONT><BR></DIV> </UL></UL><P><DIV ALIGN=LEFT STYLE="line-height:0.5"><HR><BR></DIV></P><H3><DIV STYLE="line-height:0.5"><FONT COLOR="#800000">変更への対応</FONT><BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5">これまで述べてきたように「追補」はその名前のとおり、内容の追加に適した方法です。旧版の内容をそのまま活かすことが前提ですので内容の入替えには適していません。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5">したがって、序文や追補の冒頭で「旧版の*-*節○○を当追補○○と入れ替える」などと明確に示しておく必要があります。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.5"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5"><FONT COLOR="#000080">この方法は読者への周知が必要なため、受注生産のようなクライアント対象の製品のマニュアルには活用できますが、一般ユーザが使う製品のマニュアルには不向きです。</FONT><BR></DIV> </UL></UL><P> <DIV ALIGN=LEFT STYLE="line-height:0.5"><HR><BR></DIV> <A HREF="t-2-3s03f.htm" TARGET="_parent"> <IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="37" height="37"></A> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT><BR> <HR><BR> <DIV ALIGN=CENTER><A HREF="../../index.htm" TARGET="_parent"> <IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="180" height="50"></A><BR></DIV> <HR><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/1995-2001<BR> 山之内孝明／(有)山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research Institute,Ltd.<BR> <BR> <BR></P></BODY>