「してはならない行為」あるいは「必ずしなければならない行為」を主文にした段落で表すのが注意指示の基本です．
マニュアルでは，「PL法（製造物責任法）」に基づく「安全に関する注意（人身への損傷あるいは物損が対象）」を示す場合が多々あります．
また，「安全に関する注意」の対象にならない場合でもユーザにとって不利益になりかねない事項（疲労・不快感の発生，作業効率の低下あるい製品の耐用年数の低下など）は「一般的な注意事項」として示す必要があります．
「安全に関する注意」あるいは「一般的な注意」のいずれも明確な注見出しの直後で「してはならない事項」あるいは「必ずしなければならない事項」を主文にして表します．加えて，必要な場合にはその理由と対処方法を補足文 で示します．
「安全に関する注意」では，ISOなどによる注意喚起シンボルとともに度合いを示す「シグナル用語（危険・警告・注意）」を示します．一方，「一般的な注意」では「安全に関する注意」との混同を避けるため注意喚起シンボルとシグナル用語以外の表記・表現を用いるのが通例です．
いずれの注意指示も「-しないでください（否定命令）」と明確な否定文で表すのが基本です．否定命令で表せない場合は「必ず-してください（強調命令）」とする場合があります．
否定命令で統一しようとすると，「（Aの操作を）しないで，（Bの操作を）しないでください」と二重否定となり誤解をまねくおそれがあります．このため強調命令で表すのが通例です．ただし，分野によっては文末をそろえる主旨であえて二重否定を用いる慣例があります．
ユーザ向けマニュアルでは「-しないでください」が一般なのに対し，業務マニュアルなどでは「-しないこと」あるいは「-してはならない／してはなりません」などと表す場合があります．
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