わかりやすいマニュアル作成のための実践テクニカルライティングセミナー-原稿指定と校正-原稿指定

<BODY BGCOLOR="#ffffff" LINK="#ffffff" VLINK="#ffffff"> <P> <IMG SRC="../gif/sec4c4.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=540 HEIGHT=26 HSPACE=10><BR> <IMG SRC="../gif/tw2-7abs.gif" ALT="" WIDTH=570 HEIGHT=150><BR> <HR><BR> <FONT SIZE=2 COLOR="#ff8040"><B>解説付き抜粋　その3</B></FONT><BR></P><H1><B>原稿指定</B><BR></H1><P><HR><BR></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#800000">原稿指定とは</FONT><BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">「原稿指定」とは、<FONT COLOR="#008080"><B>原稿（本文原稿、図・表原稿）に赤字などで簡単な指示を加えて、執筆者の意図を製作担当者に伝える作業</B></FONT>です。また製作工程において、製作担当者が執筆者の判断をあおがなければならない事項をあらかじめ決めておくことも原稿指定の一部です。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#000080">先に述べた「原稿調整」が済めば原稿は一応完成したことになります。一般的に、原稿が完成したら製作担当者（編集プロダクションや社内の担当者）にこの原稿を渡して印刷出版物やディジタル文書にすることを依頼するのではないでしょうか。しかし、その前にしておくべきことがこの「原稿指定」です。</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">「原稿指定」を何もせず、製作担当者にただ原稿を渡すだけで本当に執筆者が意図するページを作ることは困難です。、双方がイメージするページ構成が異なっていて、校正段階で初めて思い違いに気づくということがしばしばあります。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#000080">たとえば、図や表の挿入位置の原則を決めていなかったばかりに図と本文の位置関係が悪く使いづらいマニュアルになってしまったということもあるのではないでしょうか。</FONT><BR></DIV> </UL></UL><P><HR><BR></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#800000">原稿指定のメリットは「作業の効率化」</FONT><BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">「原稿指定」がもたらすメリットは、作業の効率化です。適切な原稿指定をしておかないと後になって不必要なやり直しが発生して結果的に時間（場合によっては費用も）がかかってしまうことになります。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#000080">先の「原稿調整」に加えてまた一つ執筆者の仕事が増えたと思われているのではないでしょうか。しかし、やり直しでしなくともよい校正作業の回数が減り、同時に正確でわかりやすいマニュアルができるのならば少しばかりの手間を惜しむ必要はありません。一度経験してしまえば100ページ分くらいの原稿ならば二度目からは1時間程度の作業で済んでしまいます。</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">しばしば、「製作担当者はプロなのだから」といって何もかも製作担当者まかせてしまうことがよくあります。しかし、プロといってもさまざまな個性があり、“丸投げ”して必ずしも執筆者の意図をくみ取ったものができてくるとは限りません。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#000080">基本的に、製作担当者は執筆者の意図を尊重しなければなりません。どんなに経験のある製作担当者でも原稿内容を勝手に判断することはできません。むしろ、事前にきちんとした原稿指定や打合せを求める製作担当者こそ真に経験のある製作担当者であると思います。</FONT><BR></DIV> </UL></UL><P><HR><BR></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#800000">効率的な原稿指定のコツ</FONT>－組版指定書を作る－<BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">原稿指定の一般的な方法には次の二つがあります。通常は両方を補完的に用いて、できるだけ効率よく「原稿に指定する（＝執筆者の意図をページに反映させる）」のがコツといえます。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=circle><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#008080"><B>組版指定書に記入する方法</B></FONT>（ページ全体にかかわる事項、原則を一括して指定書にまとめておく。例：書体、行間など）<BR></DIV> <LI TYPE=circle><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#008080"><B>原稿への直接指定による方法</B></FONT>（個別のページにかかわる事項、例外などを原稿の当該の箇所に赤字で記入する。例：図の挿入位置など）<BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">「組版指定書」は、製作担当者のほうで書式を用意しているのが一般的です。原稿を渡す前（あるいは渡す際）に打合せをしながら記入をするとよいでしょう。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#000080">「前に製作した＊＊＊と同じに」として組版指定書の作成も打合せもしないやり方をときに見かけます。これも同意しかねます。前と同じでは何も進歩がありませんし、新しく作るものにはどこかどこか以前の原則では対応しきれない場合もあるはずです。以前に製作したものを参考にするのはよいと思いますが安易に「前と同じ」とするのは何も考えていないのと同じです。</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">また、組版指定書には執筆要領や用語統一表を添付しておくと製作担当者の参考になります。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#000080">用語統一表を添付しておけば、原稿調整でもれた用字用語の統一を製作段階で修正してもらうこともできます。製作担当者の仕事をしやすくするということは執筆者の負担を減らすことにもつながります。両者でお互いの仕事の分担についてよく話し合うことが出版物の製作の効率化につながります。</FONT><BR></DIV> </UL></UL><P> <DIV ALIGN=CENTER><IMG SRC="7-05.jpg" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=480 HEIGHT=339 BORDER=1 VSPACE=10><BR></DIV> <HR><BR></P><H3><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#800000">効率的な原稿指定のコツ</FONT>－原稿のプリントアウトに赤字を記入する－<BR></DIV></H3><UL> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">組版指定書では指定できない、個別のページにかかわる事項には、原稿にじかに赤字で記入します（図・表の挿入位置、例外的な語句の取扱いなど）。<BR></DIV> <DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <UL> <LI TYPE=disc><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><FONT COLOR="#000080">わずらわしい作業と思われるかもしれませんが、これが重要なのです。何もこまごまと丁寧に赤字を入れる必要はありません。要は製作担当者に正しく意図が通じればよいのです。この作業を的確にしておくことでその後の工程がずいぶん効率化するはずです。</FONT><BR></DIV> </UL><DIV STYLE="line-height:0.75"><BR></DIV> <DIV STYLE="padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;"><TABLE BORDER> <TR> <TD COLSPAN=2 BGCOLOR="#80ff80"><DIV ALIGN=CENTER STYLE="line-height:1.5;padding-top:2px;padding-right:2px;padding-bottom:2px;padding-left:2px;"><B>原稿指定の箇所</B></DIV></TD><TD BGCOLOR="#80ffff"><DIV ALIGN=CENTER STYLE="line-height:1.5;padding-top:2px;padding-right:2px;padding-bottom:2px;padding-left:2px;"><B>原稿指定の方法</B></DIV></TD><TD BGCOLOR="#eaeaea"><DIV ALIGN=CENTER STYLE="line-height:1.5;padding-top:2px;padding-right:2px;padding-bottom:2px;padding-left:2px;"><B>備　考</B></DIV></TD> </TR> <TR> <TD ROWSPAN=2><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">本文原稿への指定</DIV></TD><TD><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">個々の箇所による事項</DIV></TD><TD> <DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">当該個所のゴシック体、アンダーライン等の指定を赤字で指定<BR> 改ページ、図・表の挿入箇所を赤字で指定</DIV></TD><TD><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">手書きによる添書きや、一部だけ指定して「他も同じ」も可能</DIV></TD> </TR> <TR> <TD BGCOLOR="#fdf4b7"><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">全体にわたる事項</DIV></TD><TD COLSPAN=2 BGCOLOR="#fdf4b7">組版指定書に記入</TD> </TR> <TR> <TD ROWSPAN=2><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">図・表原稿への指定</DIV></TD><TD><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">個々の箇所による事項</DIV></TD><TD><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">オリジナルの図・表に手をいれてもらいたい内容を具体的に手書き（赤字）で記入</DIV></TD><TD><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">手書きによる添書きや、一部だけ指定して「他も同じ」も可能</DIV></TD> </TR> <TR> <TD BGCOLOR="#fdf4b7"><DIV STYLE="line-height:1.5;padding-top:5px;padding-right:5px;padding-bottom:5px;padding-left:5px;">全体にわたる事項</DIV></TD><TD COLSPAN=2 BGCOLOR="#fdf4b7">組版指定書に記入</TD> </TR> </TABLE><BR></DIV> </UL><P> <HR><BR> <A HREF="t-2-7abs02fc.htm" TARGET="_parent"><IMG SRC="../t1/nxt.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM width="37" height="37"></A> <B>次ページに進む</B><FONT COLOR="#008080"><B>（ボタンをクリックしてください）</B></FONT><BR> <HR><BR> <DIV ALIGN=CENTER><A HREF="http://www.yamanouchi-yri.com/" TARGET="_parent"><IMG SRC="../gif/modoru.gif" ALT="" ALIGN=BOTTOM WIDTH=180 HEIGHT=50></A><BR></DIV> <HR><BR> Copyright:Takaaki-YAMANOUCHI/1995-2002<BR> 山之内孝明／(有)山之内総合研究所<BR> Takaaki Yamanouchi/ Yamanouchi Research 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