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機能仕様書は、製品を開発する際の要件をまとめた文書です。機能仕様書では、「主たる視点」によって仕様を明確に指定するのが基本です。また、要件とともに製品の動作を表す際には「主文−補足文」構成が有効です。本セクションでは、機能仕様書とその応用形である議事録をまとめる際のポイントを解説します。
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企業では、機能仕様書の書き方の統一を図るため開発する製品の分野に応じた見出し構成の書式が用意されているのが通例です。その点で機能仕様書は、定型の文書であると言えます。
前半を概念設計・基本設計を集約した章構成とし、後半は各開発単位（機能あるいは構成部分）で章を構成し詳細な要件を示す例が多く見られます。
機能仕様書の主旨は、開発にかかわるすべての技術者に開発する製品（新規の開発およびバージョンアップ）が備えるべき要件を決定事項として周知することです。この際、「執筆者による記述もれ」あるいは「読者による見落とし」があっては、その後の開発に支障をきたします。未然に防ぐには、要件を「構造的（書き手・読み手によらない構造）」に表す必要があります。その点で機能仕様書では、段落を文の連なりではなく、文と文との主従関係が明確な箇条書きあるいは表を用いるのが適切です。
細部の事項のもれであっても重大な支障をきたす場合があります。執筆者は定型の見出し構成に沿って機能仕様書を作成しているはずですが、意外にもれがあると聞きます。見出しには沿っていても、執筆者が主たる事項と補足的な事項を1文に要約しているのが一因と言えます。
また、もれなく書かれてあっても、主たる事項と補足的な事項がひとまとめでは、読者が読みもらす可能性があります。「主文−補足文」構成を基本にして要件を構造的に表す工夫が必要です。
機能仕様書の「主たる視点」は、「（製品をともに開発する）私たち」です。機能仕様書の執筆者は、開発者の代表として決定事項を明確に文書に表す必要があります。その際の基本文体は、「（製品をともに開発する）私たちは」を省略の主語にした能動文です。
「（私たちは）ある性能を達成する」もしくは「製品を＊＊に対応とする」、「＊＊に＊＊を追加する」などいずれも「これから製品をある仕様にする」を主旨にした「宣言文（これから-する）」です。
機能仕様書の前半で製品の基本要件を表す際は、主文を「宣言文」で表し、必要に応じて箇条書き（あるいは図・表）で補足すると主旨が明確な段落に統一できます。
詳細設計の要件を指定する際には、仕様を「宣言文」で指定するとともに、仕様に伴う製品の動作を示す必要があります。この際、「製品の動作（製品は-を動作する）」と「開発者の行為（私たちは-を行為する）」さらには「製品を操作するユーザの行為（ユーザは-を操作する）」が曖昧に混在した文あるいは段落にならないように、分割して構造的に表す必要があります。
いずれも述語が「-する」の能動文のため、文構成によっては「誰が-する」のかあるいは「何が-する」のかが誤解されて伝わるおそれがあります。
「私たちは-を行為する」と「製品は-を動作する」を段落の構造によって分割して表せば、主語を省略しても主体が曖昧になりません。さらに、分割によってそれぞれが明確になるとともに、1文に要約するともれてしまいがちになる重要事項を明確に表せます。
この際、製品を操作するユーザは仮想的な存在ですから、あえて省略せず｢ユーザは-を操作する」と主語を明示するのが適当です。
議事録はビジネス文書の一つですが、「主たる視点」は機能仕様書と同じ「私たち」です。機能仕様書では「（製品をともに開発する）私たち」であるのに対し、議事録では「（議事の決定にかかわった）私たち」です。
社内会議、社外会議ともに議事録の作成者は会議の参加者であり、参加者を代表して議事録を作成するのが通例です。決定事項を述べる際は、「（参加者である私たちは）・・・を決定／承認した」あるいは「（参加者である私たちは）［ある理由]により、否決した／決定を繰り延べた」など「私たち」を「主たる視点」にした主文（要点）で明確に表します。
一部の会議では、議決にかかわらない出席者（いわゆる、「事務局」）が議事録を作成する場合があります。この場合は「（議決権者により）第1号議案が承認された／されなかった」となります。
議事録と機能仕様書ともに「私たち」を「主たる視点」にした主文を用いますが、両者では補足文の扱い方が異なります。機能仕様書では「製品の動作」を補足文にするのに対し、議事録では重要な発言を発言者名とともに議事録に残す場合があります。ただし、いかに重要な発言であったとしても「決定事項」が主文であり、「個々の発言」は補足文です。
しばしば、発言を列挙しただけの議事録を見かけます。いわゆる「発言録」形式です。記録という目的で発言を残す場合もありますが、発言だけでは「決定事項」を表したことになりません。議事録は業務管理のエビデンス（証拠）となる文書です。決定事項が曖昧では会議に参加しなかった人には経過しか伝わりませんし、後に決定日・決定事項を検証する際に問題となるおそれがあります。
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